Digitalisering förenklar arbetet på HR-området

Hur fungerar digital referenstagning? Och hur introducerar man nya medarbetare digitalt? Det var ett par av programpunkterna på Storsthlms seminarium om digitaliseringens goda effekter inom HR-området den 24 mars. 

I Botkyrka har man infört ett digitalt referenstagningssystem i samband med rekryteringar. Nina Angermund Carlsson och Emma Nunoz Pizarro på Botkyrkas rekryteringscenter berättade att syftet var att höja kvaliteten, att referenstagningen ska gå snabbt och smidigt, och att kommunens resurser används på ett effektivt sätt.  

Verktyget sparar arbetstimmar

Tidigare fanns risken att man bara tog en referens, och momentet drog ofta ut på tiden eftersom referensgivarna är upptagna. Det nya referenstagningsverktyget har bland annat resulterat i högre träffsäkerhet i rekryteringen, nöjda chefer och nöjda referensgivare och kandidater. Totalt uppskattar man att kommunen genom det nya verktyget sparar 1200 arbetstimmar på ett år, lågt räknat. 

Digital introduktion ger helhetsbild av kommunen  

I Huddinge kommun har man tagit fram en kommunövergripande digital introduktion för nya medarbetare, oavsett verksamhetsområde. Arbetsgruppen hade en budget på 400 000 kronor. En utbildningsplattform fanns redan på plats och fokus låg på att förmedla känsla och huvudbudskap så att de nyanställda skulle få en bra helhetsbild av kommunen.  

Anneli Dufva, kommunikationsstrateg på Huddinge kommun, berättade att det fanns en del utmaningar i arbetet, bland annat att möta förväntningar i organisationen och att upphandla rätt kompetens. Dessutom var tidsramen, mellan september och december, snäv.  

Digitaliseringen är ett kraftfullt verktyg när offentlig förvaltning ska möta samhällsutmaningar, förenkla för användarna och effektivisera sin verksamhet. Potentialen är stor och nyttan mäts ofta i miljarder.  

I takt med digitaliseringen stöps yrkesroller om, arbetsuppgifter försvinner och nya tillkommer. Kravet på kontinuerligt lärande ökar och verksamheter behöver arbeta aktivt med kompetensutveckling och omskolning av medarbetare.   

- Seminariets talare gav oss en snabb överblick kring vad som händer på digitaliseringsområdet i länet och goda exempel på hur man kan använda digitalisering som ett medel för att höja kvaliteten i verksamheten, säger Jessica Svedlund, processledare regional utveckling på Storsthlm. 

Övriga case på seminariet:  

• Upplands Väsby, Digitalisering av medarbetarprocesser, Karin Hallgren​, Kommunikations- och HR-direktör, Carina Jönsson, HR-specialist 
• Vallentuna, Digital pre- och onboardingprocess, Susanne Debourg Hodder​, HR-strateg​ 
•  Täby, Digitala personakter och digital signering anställningsavtal, Susann Haggren, lönechef  

Dessutom visades en film från Danderyd om digital fakturahantering, Åsa Anthony, HR-chef,  berättade om arbetet.   

Seminarieserie om positiva digitala effekter  

Seminariet var det sjätte i sitt slag om hur digitalisering i offentlig verksamhet kan göra skillnad. Syftet med seminarieserien är att ge en snabb överblick kring vad som händer på digitaliseringsområdet i länets kommuner för att främja kunskapsutbyte, nätverkande och delande av goda exempel på digitaliseringsprojekt.