Lärdomar av digitaliseringen under pandemin

Pandemin har satt en enorm fart på digitaliseringen i kommunerna, nästan helt utan förändringar på den tekniska sidan.

Få nya IT-lösningar har köpts in, däremot har medarbetare, chefer och politiker maximerat nyttan av de lösningar som redan fanns på plats. Utrullning av IT-lösningar som i normala fall hade tagit mycket lång tid, genomfördes i många fall på bara några få dagar.

Framförallt har videomötestjänsterna börjat användas på bred front, men också e-tjänsteplattformar och enkla verktyg för att med egna medel skapa videoutbildningar. Lösningar som fanns på plats, till exempel skolplattformar, VPN-tunnlar och distansåtkomst till verksamhetssystem har snabbt skalats upp.

– En förutsättning för detta var att de flesta administrativa medarbetare och många elever hade tillgång till bärbara datorer med inbyggd kamera och mikrofon. Att tekniken redan var implementerad och känd har underlättat steget till en bredare användning. Det här visar på vikten av att arbeta långsiktigt och strategiskt med IT-infrastrukturfrågor, säger Catrin Ditz, processledare för digitaliseringsfrågor på Storsthlm.

Storsthlms strategiska nätverk för digitalisering har identifierat några av de rörelser och fenomen som kännetecknade det första halvåret av pandemin. Hur drivkrafterna i det akuta skedet blev en gnista för snabb förändring.

Lärdomar

Krav och behov – en vilja att förändra

När vi rannsakar oss själva är det lätt att konstatera att det redan invanda ofta får en alldeles för stor påverkan på framtiden. Det är inte lätt att förändra, varken delar av, eller hela verksamheter. Pandemin visade dock på stor vilja att förändra, och det snabbt. Allvaret i situationen, och de begränsade alternativen, gjorde att flera modiga beslut fattades. Erfarenheterna från pandemin visar att kommunerna som helhet behöver arbeta tätare tillsammans utifrån både krav och behov, samt våga fatta beslut som initialt kan kännas obekväma. Att därför arbeta med förändringsledning, tillsammans och långsiktigt, är en central framgångsfaktor.

Ledarskap och arbetsmiljö i fokus

En stor del av de frågor som fått stort utrymme under pandemin har relaterat till klassiska HR-frågor. Det har rört allt från arbetsmiljö och distansledarskap till kompetensutveckling. När Storsthlms strategiska nätverk för digitalisering reflekterade kring pandemins effekter fick den typen av frågeställningar ett betydligt större utrymme än frågor kring teknik. Mot den bakgrunden kan vi konstatera att teknikbottenplattan, IT-infrastrukturen, behöver vara förberedd och framförallt stabil.

Ledarskap på distans kräver delvis andra färdigheter. Det kan behövas andra sätt att stärka motivation och delaktighet, eller strategier för att skapa känslan av att chef och kollegor är tillgängliga.

För att kunna fortsätta den utveckling som nu tagit stora steg behöver vi ytterligare lyfta och fördjupa frågor gällande önskvärda förmågor hos medarbetare, hur vi säkerställer en ändamålsenlig kompetensutveckling, vad är geografisk obundenhet, och vad kan och bör automatiseras.

Hinder behöver utmanas

Den verksamhetstransformering som under pandemin skett, med en storskalig ökning av distansundervisning och distansarbete, hade inte varit möjlig utan de senaste decenniernas satsningar på 1-1 datorer i skolor, videomötestjänster, fillagringslösningar, skolplattformar, säker fjärråtkomst till kommunala nät och en stadig ökning av digital kompetens hos medarbetare.

En utmaning med att göra stora digitaliseringskliv framåt är kommunernas arbete med 1-årsbudgetar. Det kan vara ett hinder för att bygga långsiktiga förutsättningar. Effekthemtagning sker inte alltid varken inom samma budgetår, eller ens i samma nämnd, som ansvarat för investeringen. Därför måste fokus ligga på långsiktighet i arbetet kopplat till såväl IT-infrastruktur, IT-stöd och framförallt verksamhetsförändringar.

Digitalisering inom offentlig sektor är ett område som är kringgärdat med risker kring bland annat informationshantering och tillgänglighet. Det kan ibland leda till stort fokus på riskminimering med följden handlingsförlamning. Under pandemin har modet varit stort och flera nödvändiga beslut har fattats med mer fokus på nyttomaximering än riskminimering. Därmed inte sagt att kvalitet eller säkerhet har blivit sämre, utan kanske i många fall mycket bättre än tidigare lösningar.

Ytterligare utmaningar gäller juridiken, det är inte så enkelt som att bara implementera lösningar som känns självklara i en kommunal verksamhet med de lagar och riktlinjer som följer med det. Politiken har, som övrig kommunal verksamhet, tagit stora digitala kliv, men de juridiska prövningarna som kan följa av det har ännu inte gjorts.

Tankar kring framtiden

Behåll momentum

Pandemin har onekligen gjort ett stort avtryck på verksamheterna och den digitalisering som skett har möjliggjorts genom medarbetare, chefers och politikers förändrade arbetssätt, inte först och främst genom tekniska landvinningar. Däremot var tillräckliga förutsättningar redan på plats och möjliggjorde transformationen. Kommunerna har skapat ett momentum av förändringsvilja, som kan bidra till:

Rätt ”pandemiinvesteringar” framåt

• Att våga satsa på långsiktiga investeringar för framtida behov, som inte nödvändigtvis ger effekthemtagning inom samma budgetår, förvaltning eller ens nämnd.
• Utveckla digitala förmågor och färdigheter hos medarbetare, chefer och politiker. Man behöver inte bara kunna sina verksamhetsstöd och verktyg, utan ha trygghet och kompetens i att kunna ställa om och maximera nytta av de möjligheter som digitaliseringen ger.
• Arbetsmiljö och ledarskap i en ny digital verksamhet. Stärka allas kompetens och ledarskap så vi inte bara hanterar att gå över till helt nya arbetssätt under en kortsiktig period – utan ställer om till de positiva förändringarna för långsiktighet.
• Utmanar juridiska tolkningar och etiska ”hinder”. Uppmuntra att utmana invanda tankemönster som hindrar utveckling. Framförallt kring våra föreställningar om juridiska hinder som kanske inte egentligen existerar, etiska dilemman som inte motsvarar vad våra invånare egentligen önskar, och ”hur vi alltid gjort”.
• Balans mellan nyttomaximering och riskminimering. Att kommunerna tillsammans vågar fatta modiga beslut och jämföra säkerhet och risker mellan den gamla lösningen och den nya, till skillnad från att bara göra bedömningen om den nya lösningen är tillräckligt säker.

Så arbetar Storsthlm med samverkan kring digitalisering

Storsthlm har ett antal strategiska nätverk som arbetar med aktuella samverkansfrågor inom området, skapar förankring och dialog i beslutade uppdrag samt ger möjlighet till kollegialt erfarenhetsutbyte. Digitaliseringsnätverket, som reflekterat kring erfarenheterna av pandemin, ser värdet av att arbeta tillsammans över verksamhets- förvaltnings- och kommungränser i dessa frågor.

Dels handlar det om att stödja varandra över kommungränserna för att hitta rätt lösningar för digitala signaturer för långtidsarkivering, säkra autentiseringslösningar, säkra möten på Qdistans, säkra meddelandetjänster, säkra molnlösningar och mycket annat som vi redan ser att vi behöver nu och framåt.

Dels handlar det om att samverka med exempelvis strategiskt nätverk för HR-frågor kring digital kompetens, förmågor och ledarskap på distans och ekonominätverket kring de ekonomiska utmaningarna kring digitaliseringsfrågorna.

Slutligen finns det en stor styrka i att gemensamt i länet föra en dialog på nationell nivå om de saker vi inte huvudsakligen har mandat att lösa själva, med statliga myndigheter och nationella aktörer såsom DIGG, SKR och Inera.

Inte minst hur vi kan bidra i den nyligen tecknade avsiktsförklaringen mellan regeringen och SKR för att etablera en gemensam vision och en långsiktig modell för samarbete och samfinansiering av nödvändiga investeringar.