Lifecare SP: gemensamt förbättringsarbete efter driftstörningar
Efter perioden med omfattande störningar och manuella reservrutiner i Lifecare SP under april pågår nu ett gemensamt förbättringsarbete mellan Region Stockholm, länets kommuner genom Storsthlm och leverantören. Incidenten är löst och de åtgärder som genomfördes i samband med den har inneburit att systemet nu fungerar bättre och snabbare än före driftstörningen. Fokus ligger nu på att säkerställa en långsiktigt stabil drift, utveckla arbetssätt och förbättra kommunikation vid driftstörningar och påverkan på systemets funktionalitet.
Ett stegvis och svårbedömt händelseförlopp
Driftstörningarna utvecklades successivt under perioden 17–22 april. Under arbetet med att åtgärda tidigare problem med långa svarstider och seghet i systemet uppstod nya konsekvenser som efter hand påverkade viktiga funktioner i arbetet, särskilt kommunernas möjlighet att arbeta i inneliggandelistan. Reservrutiner behövde därför införas.
Då lägesbilden förändrades över tid försvårades bedömningen av incidentens omfattning och behovet av ytterligare åtgärder. Händelsen visade behovet av mer samordnade arbetssätt för uppföljning, lägesbild och kommunikation vid längre driftstörningar.
Problemen med svarstider och seghet i systemet har varit kända sedan en längre tid och olika åtgärder har genomförts tillsammans med leverantören utan avgörande resultat. I samband med incidenten genomfördes fördjupade analyser och ytterligare åtgärder som löste den akuta situationen och som samtidigt förbättrat svarstiderna och minskat den seghet som länge påverkat användarnas arbete i systemet.
Lärdomar och fortsatt förbättringsarbete
Som en del i uppföljningsarbetet efter incidenten har dialog genomförts med verksamheter och användare. Arbetet har skett tillsammans med den driftstörningsgrupp som etablerades i direkt anslutning till incidenten. Synpunkter och erfarenheter har samlats in genom användarenkäter och fortsatt dialog med verksamheterna i kommunerna.
Arbetet används nu som grund för en åtgärdsplan med fokus på:
- fortsatt förbättring av systemets prestanda och monitorering
- utveckling av reservrutiner
- tydligare styrning och samordning
- förbättrade kommunikationsvägar vid driftstörningar.
Sedan tidigare finns en objektstyrgrupp etablerad med representanter från central förvaltning av Lifecare SP, region, kommuner och Storsthlm med uppdrag att stärka den gemensamma styrningen och det fortsatta förbättringsarbetet. Samtidigt har samarbetet med leverantören utvecklats genom tätare taktiska forum och ökat fokus på kvalitet och uppföljning.
Från vidareförmedling till gemensam lägesbild
En viktig lärdom från incidenten är behovet av arbetssätt där verksamheter snabbt kan få tillgång till aktuell och samlad driftinformation. Under driftstörningen användes i huvudsak sändlistor och vidareförmedling via olika organisationer och nätverk. Uppföljningen visar att information om reservrutiner nådde kommunerna, men inte fullt ut till vårdens användare. Det fortsatta arbetet inriktas därför mot att utveckla former för driftinformation som ger verksamheterna en tydligare gemensam lägesbild vid störningar i systemet.
Arbetsgrupp för utvecklade reservrutiner
En särskild arbetsgrupp ska nu etableras för att utveckla och anpassa reservrutinerna utifrån dagens arbetssätt och verksamheternas olika förutsättningar. Arbetet behöver genomföras stegvis och i nära dialog med verksamheterna för att säkerställa att rutinerna är praktiskt användbara och uppfyller krav på patientsäkerhet och informationshantering. Ett uppdragsdirektiv för arbetet tas fram före semesterperioden.
Det fortsatta förbättringsarbetet sker gemensamt mellan Region Stockholm, länets kommuner, Storsthlm och leverantören inom de etablerade samverkansstrukturerna för Lifecare SP.